Veel ondernemers in de bouw boeken uitrusting verkeerd in. Ze zien het als "personeelskosten" in plaats van "investering". Het resultaat? Een volle WKR, 80% eindheffing én geen BTW-aftrek. Hier lees je hoe je met de juiste kwalificatie (Arbo) de kosten halveert.
Als ondernemer kijk je naar de kosten onder aan de streep. Toch laten veel bedrijven in de techniek hier onnodig geld liggen. Ze geven hun personeel een tas als "extraatje", waardoor de fiscus het ziet als loon in natura.
Dat lijkt onschuldig, maar in een jaar waarin je WKR (Vrije Ruimte) al vol zit, activeer je hiermee twee fiscale boetes:
De WKR-Eindheffing (80%): Een strafheffing over het bovenmatige bedrag.
De BTW-Val (BUA): Als het een privé-voordeel is, mag je de BTW vaak niet terugvragen (bij overschrijding van de drempel).
Het kan anders. Door de Werkgeverstas niet te kwalificeren als 'geschenk' maar als 'Noodzakelijk Bedrijfsmiddel', omzeil je beide kostenposten.
De Strategie: Het Noodzakelijkheidscriterium
De fiscus hanteert een simpele regel: Voorzieningen die de werkgever noodzakelijk acht voor het uitoefenen van de dienstbetrekking, zijn gericht vrijgesteld.
Dit betekent:
Geen WKR-belasting.
Volledige BTW-aftrek (want het is een zakelijke kost).
Voorwaarde is wel dat de tas functioneel moet zijn. Een merkloze sporttas kwalificeert niet. De Werkgeverstas doet dat wel, dankzij drie specifieke eigenschappen:
Arbo-Preventie: Het ergonomische rug-systeem voorkomt fysieke overbelasting (verplichting vanuit Arbo).
PBM-Compliance: De tas is noodzakelijk voor het schadevrij vervoeren van verplichte veiligheidsmiddelen (helm, bril, gehoor).
Welzijn op Locatie: De geïsoleerde module faciliteert toegang tot gekoeld/warm drinken, een vereiste voor mobiele werkers.
Follow the Money: Het Rekenvoorbeeld
Laten we de cijfers spreken. Stel, je schaft voor 10 monteurs tassen aan ter waarde van € 100,- (excl. BTW) per stuk.
Scenario A: De "Leuke Tas" (Ingeschat als Geschenk) Je WKR zit vol en je zit boven de BUA-drempel.
Aanschafprijs (incl. 21% BTW die je niet terugkrijgt): € 1.210,-
Eindheffing (80% over de waarde): € 968,-
Totale kosten voor de zaak: € 2.178,-
Scenario B: De "Werkgeverstas" (Ingeschat als Gereedschap) Je boekt dit als facilitaire kosten/inventaris.
Aanschafprijs (excl. BTW, want die vraag je terug): € 1.000,-
Eindheffing: € 0,-
Totale kosten voor de zaak: € 1.000,-
Conclusie
Het verschil is schokkend. In Scenario A betaal je meer dan het dubbele voor exact hetzelfde product. Door te kiezen voor een gespecialiseerde PBM-module in plaats van een algemene tas, bespaar je niet alleen direct ruim 50% op de kosten, maar investeer je ook nog eens in de gezondheid en uitstraling van je team.
Wees geen dief van je eigen portemonnee. Zorg dat je factuur en specificaties kloppen.
Disclaimer: Wij zijn ondernemers en experts in werkuitrusting, geen fiscalisten. Belastingregels zijn complex en situatie-afhankelijk. Leg deze 'business case' altijd even voor aan je accountant of financieel adviseur.